Cập nhật hằng ngày · tiền, nợ, kế hoạch thu chi tuần, phải thu, dòng tiền 13 tuần, cảnh báo
Gom số của mọi pháp nhân về một kho, lõi tính chạy theo luật cố định, lãnh đạo nhận bản tin, cảnh báo và duyệt chi trên điện thoại. Kế toán giữ nguyên phần mềm đang dùng; hệ thống chỉ đọc vào.
Mỗi vai mở hệ thống vì nó thay một việc họ đang làm bằng tay, không phải để làm thêm việc.
Bản tin 7:30, cảnh báo và yêu cầu duyệt chi trên điện thoại. HĐQT nhận báo cáo quý. Cùng đọc một bộ chỉ số.
thay báo cáo Excel gửi qua lạiCFO, treasury, FP&A. Dòng tiền 13 tuần, làm việc với ngân hàng, đặt ngưỡng cảnh báo, trả lời câu lãnh đạo hỏi thêm.
thay việc gom file mỗi thứ SáuTiếp tục làm sổ trên phần mềm đang dùng. Mỗi tuần nạp file theo mẫu; giải trình khi hệ thống hỏi.
không đổi phần mềmQuản lý dự án: dự toán, tiến độ. Kinh doanh: bảng hàng, lịch thu. Vận hành tài sản: sản lượng điện, lưu lượng xe, công suất phòng. Mỗi bên nạp phần mình.
nhập một lầnBốn khối, số đi một chiều: nguồn → một kho → lõi tính theo luật → đầu ra. Lõi tính không dùng AI; AI chỉ ở lớp đầu ra và đọc số đã tính.
Bấm vào từng ô để xem mô tả chi tiếtĐọc sơ đồBản tin, dashboard và báo cáo HĐQT cùng đọc một bộ chỉ số, nên số Chủ tịch nhận trên điện thoại bằng số HĐQT xem. Sổ kế toán từng pháp nhân vẫn là nơi giữ số chính thức. Kho hợp đồng nạp thẳng vào lõi vì điều kiện tín dụng và lịch thu theo HĐMB là đầu vào của dòng tiền.
Ví dụ minh họa cách khảo sát hiện trạng: mỗi nguồn ghi rõ ai giữ, cập nhật bao lâu một lần, trễ bao nhiêu ngày so với thực tế. Bản tin sáng lấy tiền từ sao kê ngân hàng, không chờ sổ kế toán.
| Nguồn | Hiện trạng | Độ trễ | Cách đưa vào | Giai đoạn |
|---|---|---|---|---|
| Sao kê ngân hàng | Xem tức thời trên app; kế toán lập file số dư mỗi chiều | Trong ngày | File số dư theo mẫu → sau nối API ngân hàng | GĐ 1 |
| Sổ kế toán | Mỗi pháp nhân một sổ; chứng từ ngân hàng lên sổ chậm | T+1 đến T+2 | Xuất file chuẩn hằng tuần; khóa sổ trước ngày 5 | GĐ 1–2 |
| Kế hoạch thu chi tuần | Excel do phòng kế toán tập đoàn tổng hợp | Hằng tuần | Từng phòng nạp kế hoạch chi theo mẫu: số tiền, ngày cần, mức cấp bách | GĐ 1 |
| Bảng hàng, HĐMB | Phòng kinh doanh theo dõi lịch thu từng căn trên Excel | Hằng tuần | Mẫu bảng hàng chuẩn; đối chiếu với kế toán dự án mỗi tuần | GĐ 1 |
| Hợp đồng tín dụng | Bản giấy và file scan tại phòng tài chính | Khi có HĐ mới | Đọc thành trường số: hạn mức, lãi, lịch trả, điều kiện, covenant | GĐ 1 |
| Vận hành tài sản | Sản lượng điện từ hệ thống giám sát nhà máy; lưu lượng xe từ trạm thu phí; công suất phòng từ phần mềm khách sạn | Hôm sau | Xuất file ngày; mã tài sản dùng chung cho vận hành, sổ, hợp đồng | GĐ 2 |